Excel beszerzési nyilvántartás – hogyan lásd a nyitott igényeket?
Posted in :
Excel üzleti nyilvántartások
Excel beszerzési nyilvántartás – hogyan lásd a nyitott igényeket?
„Minden beszerző a saját listáját vezeti, és senki nem látja az egészet.” Az Excel beszerzési nyilvántartásban a kérések, rendelések, beszállítók, árak és teljesítések követhetők. A hibák gyakran akkor jelennek meg, amikor a beszerzés több emberhez vagy több forráshoz kapcsolódik.
Egy központi rendelési tábla teszi láthatóvá, mi van nyitva és mi késik.
Mi okozza az átláthatatlan beszerzést?
A duplikáció és a kézi árbevitel a két leggyakoribb hiba.
- Duplikált rendelés, ugyanarra a beszerzési igényre kétszer felvéve.
- Eltérő termékkód, beszállítónként más jelöléssel.
- Hiányzó beszállító, kézi árbevitel és nem követett határidő.
Hogyan érdemes diagnosztizálni?
Válassz ki néhány beszerzést, és kövesd a kéréstől a teljesítésig.
- Ellenőrizd a termék-, beszállító- és rendelésazonosítókat.
- Nézd meg, hol térnek el a párhuzamos listák.
- Keresd a határidő nélküli, nyitva maradt igényeket.
Gyakorlati megoldás lépésről lépésre
Külön kezeld a beszerzési igényt, rendelést és teljesítést.
- A beszállító és termék törzsadatból érkezzen, ne kézi szövegből.
- A nyitott rendelések és késések legyenek automatikusan láthatók.
- Importált ajánlatokat Power Queryvel egységesíts.
- Teszteld módosított mennyiséggel és részszállítással is.
Egy KKV-s példa a gyakorlatból
A saját listák a leggyakoribb okai annak, hogy senki nem lát rá az egész folyamatra.
- Egy gyártó cégnél a beszerzők saját listákat vezettek.
- A központi rendelési tábla bevezetése után a vezető látta a nyitott és késő beszerzéseket.
- A beszerzők is gyorsabban tudtak egyeztetni egymással.
Mikor érdemes újragondolni a rendszert?
Több beszerzőnél a kézi egyeztetés egyre nehezebbé válik.
- Több beszerző dolgozik egyszerre, saját listákkal.
- Sok beszállítói adat és ajánlat érkezik különböző formátumban.
- A nyitott beszerzések riportja kritikus a tervezéshez.
Mikor érdemes szakembert bevonni?
A legtöbb Excel beszerzési nyilvántartás néhány lépésben rendbe tehető magad is. De van néhány helyzet, amikor érdemes szakembert bevonni:
- Több beszerző dolgozik egyszerre, saját listákkal.
- Sok beszállítói adat érkezik különböző formátumban.
- A nyitott beszerzések riportja kritikus a tervezéshez.
- Már volt olyan eset, hogy egy beszerzés elmaradt vagy késett.
Ha ez ismerős, keress bizalommal – személyesen válaszolok:
Kapcsolódó cikkek
Minden beszerző saját listát vezet nálatok?
Írd le, hogyan kezelitek most a beszerzést, vagy küldd el a fájlt, és megnézzük, hogyan legyen egy közös rálátásotok.
