Esettanulmány · Építőipar
Excel-alapú készletnyilvántartás egy építőipari cégnek
Egy biatorbágyi építőipari cég 6 millió forintért rendelt egyedi készletgazdálkodási szoftvert. Az öt hónapra ígért fejlesztés két évig tartott, a fejlesztő cég nem sokkal később megszűnt, és a szoftvert senki nem tudta továbbvinni. Excel-szakértőként három hónap alatt, egymillió forint alatti összköltséggel építettem helyette egy rendszert, amelyet a cég ma nélkülem is működtet.
A projekt röviden
- Ágazat: építőipar
- Terület: raktárkészlet és anyagmozgás
- Munka: adattisztítás, VBA-felülvizsgálat, új Excel-rendszer, oktatás
- Átfutás: 3 hónap, teszteléssel együtt
- Összköltség: 1 millió Ft alatt
Egyedi szoftver vagy Excel? A számok
Egyedi szoftver
2 év · 6 millió Ft
Excel-rendszer
3 hónap · 1 millió Ft alatt
Utána
A cég önállóan működteti
Az egyedi szoftvert öt hónapra ígérték. A számok az ügyfél teljes ráfordítását mutatják.
A kiindulás
A cég 2021 és 2023 között vezetett be egy készletgazdálkodási rendszert, amely a raktárkészletet és az anyagmozgásokat mutatta. Az elvárások világosak voltak:
- Rugalmas rendszer, amely együtt változik a cég működésével
- Minden munkatárs a saját szerepkörében érje el vagy frissítse az adatokat
- Az anyagmozgások projektenként legyenek követhetők
- Minél kevesebb emberi hiba
- A raktár kapacitása a lehető legjobban legyen kihasználva
- Statisztikák a döntésekhez
Mi ment félre?
A rendszert egy magyar informatikai cég fejlesztette egyedileg. A vállalkozó öt hónapot és 6 millió forintos költségvetést ígért. A költségvetés tartható volt, a határidő nem: a projekt két évig húzódott.
Nem sokkal a projekt lezárása után a fejlesztő cég befejezte a tevékenységét – jogutód és ajánlott helyettesítő szakember nélkül. A dokumentációt az ügyfél megkapta, de külső szakértő nélkül nem tudta értelmezni, így senki nem maradt, aki a szoftvert javítani vagy bővíteni tudta volna.
A cég végül félretette a szoftvert, és saját maga összerakott Excel-fájlban kezdte vezetni a készletet. A fájl azonban gyorsan kinőtte magát. Ekkor kerestek meg.
Amit csináltam
A célom egy olyan rendszer volt, amely tudja mindazt, amit a cég a szoftvertől várt, de a munkatársak maguk is értik és működtetik. A munka – egyeztetésekkel és teszteléssel együtt – három hónapig tartott.
Felmérés és egyeztetés
Végigbeszéltem a munkatársakkal, ki mit rögzít, ki mit néz meg, és hol akadnak el. A rendszert a cég valódi működésére terveztem, nem fordítva.
Adattisztítás
A meglévő Excel-fájl adatait megtisztítottam és egységesítettem: a duplikált, hiányos és ellentmondó tételeket rendbe tettem, hogy az új rendszer megbízható alapról induljon.
VBA-kódok felülvizsgálata
Átnéztem a korábbi VBA-kódokat: megvizsgáltam, mi működik megbízhatóan, mi okoz hibát, és mi váltható ki egyszerűbb megoldással.
Az új Excel-rendszer
Szerepkörök szerinti adatkezelés, projektenkénti anyagmozgás-követés, a hibákat megelőző ellenőrzések, a raktárkapacitás áttekintése és statisztikák – egy fájlban, átlátható szerkezettel.
Excel-oktatás
Excel-oktatást tartottam a munkatársaknak, hogy magabiztosan használják a rendszert, és egy Excelhez értő kolléga később önállóan is tovább tudja fejleszteni.
Az eredmény
- Három hónap alatt elkészült, egyeztetésekkel és teszteléssel együtt.
- Az összköltség egymillió forint alatt maradt – töredéke az eredeti szoftverprojektnek.
- A cég nélkülem is működteti, nincs rám utalva.
- Egy Excelhez értő munkatárs vagy külső szakember bármikor átveheti.
- Valóban rugalmas: bárki könnyen kezeli, és a változó igényekhez igazítható.
Mit tanulhat ebből egy másik cég?
Az egyedi szoftver nem rossz döntés, de egy kisebb cégnél nagy a kockázata, ha a rendszert csak a fejlesztője érti. Ha a fejlesztő eltűnik, vele megy a tudás is, a befektetett pénz és idő pedig elvész.
Ha a cég már Excelben dolgozik, és az igényei gyakran változnak, egy jól megtervezett, dokumentált Excel-rendszer sokszor gyorsabb és olcsóbb megoldás – és nem köti a céget egyetlen szakemberhez sem. Én is így dolgozom: dokumentálok, betanítok, és úgy adom át a rendszert, hogy ne legyetek rám utalva.
Ha nálatok is egy olyan rendszeren múlik a működés, amelyet csak egy ember – vagy senki – ért, érdemes időben átnézni. Erről szól az Excel-rendszer audit és újratervezés szolgáltatásom.
Ki dolgozott a projekten?
Párkányi Tamás – Excel- és Power BI-szakértő
Több mint 15 évig dolgoztam multinacionális vállalatok pénzügyi és elemzői területén, 2023 óta önállóan segítek kis- és középvállalkozásoknak. Excel-rendszereket tervezek és építek, VBA-val és Power Queryvel automatizálok, Power BI-riportokat készítek, felülvizsgálom a meglévő VBA-megoldásokat, és Excel-oktatást tartok.
Hasonló a helyzeted?
Ha a készletetek vagy egy másik fontos nyilvántartásotok egy elakadt szoftverben vagy egy kinőtt Excel-fájlban él, írd le pár mondatban, mi a gond. Pár órán belül jelentkezem, és megmondom, merre érdemes elindulni.