Szolgáltatás · Rendszer-audit
Excel-rendszer audit és újratervezés
Ha a céged egy olyan Excel-fájlon vagy fájlrendszeren múlik, amelyet évek alatt többen toldoztak-foldoztak, és ma már csak egy ember – vagy senki – érti, az üzleti kockázat. Átvilágítom, dokumentálom, rendbe teszem vagy újratervezem, hogy bárki biztonságosan használhassa.
Röviden
- Válasz pár órán belül
- Ingyenes első konzultáció
- NDA-t aláírok
- Dokumentáció és betanítás
- Nagyobb projektnél 1 év garancia
Ismerős valamelyik?
Ezek a mondatok általában azt jelentik, hogy a fájl már nem segít, hanem kockázatot jelent.
„Senki nem érti ezt a fájlt.”
„Az alkalmazottunk csinálta, de már nincs itt.”
„Egy Excelben vezetünk mindent: készletet, rendelést, ügyfelet.”
„Félünk hozzányúlni, mert bármikor összeomolhat.”
„Minden módosítás után valami máshol romlik el.”
„Nem tudjuk, Excelben maradjunk, vagy kell egy másik rendszer.”
Mit vizsgálok meg?
Az audit célja, hogy pontosan lásd, mire épül a céged egyik legfontosabb eszköze, és hol van benne a kockázat. Az eredményt érthető, írásos összefoglalóban kapod meg.
Logika és adatfolyam
Mi mitől függ, honnan jönnek az adatok, és mi mire hat ki – munkalapokon, képleteken, makrókon és külső hivatkozásokon át.
Rejtett hibák
Felülírt képletek, eltolódott tartományok, törött hivatkozások, duplikált adatok – azok a hibák, amelyek csendben rossz számot adnak.
Egy emberhez kötött tudás
Mely részeket érti csak egyetlen kolléga, és mi történik, ha ő szabadságra megy vagy távozik.
Teljesítmény
Mitől lassú a fájl, mi terheli feleslegesen, és mit lehet egyszerűsíteni anélkül, hogy az üzleti logika sérülne.
Használat és jogosultság
Kik és hogyan dolgoznak a fájlban, ki mit módosíthat, van-e mentés és verziókezelés.
Excel vagy más rendszer
Megmondom, ha a feladat kinőtte az Excelt, és mikor érdemes egy nagyobb rendszer felé lépni – akkor is, ha ez nem Excel-fejlesztés.
Három lehetséges út az audit után
Nem minden fájlt kell újraépíteni. Az audit alapján együtt döntjük el, melyik út a legjobb a legkisebb kockázattal.
Rendbetétel és dokumentáció
A szerkezet marad, de kitisztítom: a felesleges részek kikerülnek, az elnevezések egyértelművé válnak, ellenőrzések kerülnek bele, és írásos dokumentáció készül.
Átvétel és karbantartás
Ha a fájlt korábban egy kolléga tartotta karban, átveszem: megértem, dokumentálom, és onnantól én viszem tovább a módosításokat és a fejlesztést.
Újratervezés
Ha a rendszer kinőtte magát, újratervezem: külön adattáblák, automatikus kapcsolatok és egyszerű felületek a mindennapi használathoz. A régi adatokat átemelem, az átállás lépésről lépésre történik.
Egy példa a gyakorlatból
Egy építőipari cég 6 millió forintért rendelt egyedi készletgazdálkodási szoftvert. A fejlesztés két évig tartott, a fejlesztő cég utána megszűnt, és senki nem maradt, aki karbantartotta volna. Adattisztítással, a korábbi VBA-kódok felülvizsgálatával és a munkatársak oktatásával három hónap alatt építettem helyette Excel-rendszert, amelyet a cég ma önállóan működtet.
Egyedi szoftver
2 év · 6 millió Ft
Excel-rendszer
3 hónap · 1 millió Ft alatt
Utána
A cég önállóan működteti
Hogyan dolgozom?
Elmondod a helyzetet
Pár mondatban leírod, mire használjátok a fájlt, és mi a gond vele. Nem kell tudnod, hol a hiba.
Átnézés és rövid interjú
Megnézem a fájlokat, és megkérdezem azokat, akik használják. Így derül ki, mi a fontos, és mi a felesleges.
Audit-összefoglaló és ajánlat
Írásban kapod meg, mit találtam, mekkora a kockázat, és mit javaslok – a javasolt lépésekre pontos ajánlattal.
Megvalósítás és betanítás
Elvégzem a rendbetételt vagy az újratervezést, átemelem az adatokat, és betanítom a csapatot. A régi fájl addig működik, amíg az új el nem készül.
Mit kapsz a végén?
- Írásos audit-összefoglalót a fájl állapotáról és a kockázatokról.
- Átlátható, dokumentált fájlt, amelyet nem csak egy ember ért.
- Biztonságos átállást: a régi adatok átkerülnek, a munka nem áll le.
- Betanítást, hogy a csapatod magabiztosan használja és bővítse.
- Nagyobb projektnél 1 év garanciát az átadástól. Ha hiba jön elő, akár órákon belül javítom.
Mennyibe kerül?
A terjedelem a fájlok méretétől és bonyolultságától függ, ezért mindig egyedi ajánlatot adok. Egy kisebb átnézésnél óradíjjal dolgozom; a rendbetételre vagy az újratervezésre projektárat adok, ami jellemzően gazdaságosabb, mert a tervezés és az egyeztetés is benne van. Az ajánlatban a lehető legpontosabb árat adom meg, és csak akkor módosul, ha menet közben új igény jön.
Gyakori kérdések
Mennyi ideig tart egy audit?
A fájlok méretétől és számától függ. Az ingyenes konzultáció után pontosan megmondom, mennyi idő és mennyibe kerül.
Le kell állnunk a munkával az átállás alatt?
Nem. A régi fájl addig működik, amíg az új el nem készül, és le nem teszteltük. Az átállás lépésről lépésre történik, a régi adatok átemelésével.
Mi van, ha kiderül, hogy nem Excel kell?
Akkor ezt megmondom. Az audit célja a jó döntés, nem az, hogy mindenáron Excelt fejlesszek.
Az elődöm makróit is átnézed?
Igen. A makrókat is átnézem és dokumentálom, és ha kell, kijavítom, vagy egyszerűbb megoldással váltom ki őket.
Mi lesz a régi fájllal?
Archiválva megmarad, hogy bármikor vissza lehessen nézni, mi hogyan működött korábban.
Oda kell adnom a fájlokat?
Az audithoz igen. NDA-t írok alá, a fájlokat csak olyan gépen tárolom, amelyhez harmadik fél nem fér hozzá, és a projekt lezárásakor törlöm őket.
Mesélj a fájlról
Írd le pár mondatban, mit vezettek benne, hányan használják, és mi a legnagyobb gond vele. Pár órán belül jelentkezem, és megmondom, merre érdemes elindulni.